Rejestry:

• Księga główna stanowiąca rejestr diagnozowanych dzieci i młodzieży oraz rodzaje udzielanej pomocy w wersji elektronicznej (program Poradnia P-P firmy Progman).
• Rejestr wydanych orzeczeń, opinii i informacji w wersji elektronicznej i papierowej
• Rejestr skarg i wniosków.
• Rejestr wypadków przy pracy.
• Rejestr wydanych upoważnień i pełnomocnictw.
• Rejestr zaświadczeń i akceptacji Komisji Kwalifikującej na stopień nauczyciela kontraktowego.
• Księga kontroli.
• Księga korespondencji.

Ewidencje:

• Ewidencja czasu pracy.
• Ewidencja druków ścisłego zarachowania.
• Ewidencja ilościowo-wartościowa wyposażenia poradni.
• Ewidencja ilościowo-wartościowa zbiorów bibliotecznych.

Archiwa:

W poradni znajduje się składnica akt, funkcjonująca w oparciu o „Instrukcję o organizacji i zakresie działania składnicy akt oraz szczegółowe zasady i tryby postępowania z dokumentacją w składnicy akt Poradni Psychologiczno-Pedagogicznej w Kołobrzegu”.

W składnicy akt przechowywane są:

• Karty indywidualne badanych dzieci.
• Protokoły z posiedzeń Zespołów Orzekających.
• Dzienniki pracy pracowników pedagogicznych.
• Dokumentacja finansowo-księgowa.
• Dokumentacja kadrowa.